Zuerst: Klären, ob Sie eine juristische Person in Vietnam haben
Diese Frage bestimmt die gesamte Richtung. Mit juristischer Person → direkte Einstellung möglich. Ohne juristische Person → EOR-Service nötig, um in Vietnam rechtmäßig Personal einzustellen, ohne eine Gesellschaft zu gründen.
Wenn bereits eine juristische Person besteht: Was zu tun ist
- Stellenanzeige schalten oder einen Headhunter beauftragen.
- Vorstellungsgespräche führen, Kandidaten festlegen, Gehalt vereinbaren.
- Arbeitsvertrag in der richtigen Form und Art abschließen.
- Im ersten Monat zur Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung anmelden.
- Prozess für Lohnabrechnung und Zeiterfassung intern aufbauen oder auslagern.
Wenn noch keine juristische Person besteht: Was zu tun ist
- Einen zuverlässigen EOR-Anbieter mit Erfahrung bei ausländischen Unternehmen finden.
- Angaben zur Position und zum voraussichtlichen Gehalt liefern.
- Beratung und ein transparentes Angebot erhalten.
- EOR-Servicevertrag unterzeichnen.
- Der EOR-Anbieter schließt die Arbeitsverträge, zahlt die Versicherungsbeiträge und verwaltet die Steuern an Ihrer Stelle.
Häufige Fehler zu Beginn
- Einsatz eines „Dienstleistungsvertrags“ oder „Mitarbeitervertrags“ zur Umgehung der Sozialversicherung, was bei tatsächlichem Arbeitsverhältnis Nachforderungsrisiken birgt.
- Keine Recherche zum marktüblichen Gehalt vor der Ausschreibung, sodass die Einstellung sich verzögert oder das Gehalt nicht wettbewerbsfähig ist.
- Auslassen der Verfahren für ausländische Arbeitskräfte (Arbeitserlaubnis, befristete Aufenthaltskarte).
Wann sollte man professionelle Beratung in Anspruch nehmen?
Wenn Ihr Unternehmen erstmals in Vietnam Personal einstellt, sollten Sie 30 Minuten kostenlose Beratung mit einem erfahrenen Anbieter nutzen, um später teure Fehler zu vermeiden – besonders wenn Sie noch keine juristische Person oder Personalabteilung in Vietnam haben.
Muss man bei der Personaleinstellung in Vietnam Vietnamesisch können? Für den Arbeitgeber selbst nicht zwingend, aber Arbeitsverträge und offizielle Unterlagen müssen vorschriftsgemäß eine vietnamesische Fassung haben; Dienstleister unterstützen meist auch zweisprachige Fassungen.
Muss auch ein Kleinstunternehmen mit weniger als 5 Mitarbeitern diesem Ablauf folgen? Ja. Eine kleine Größe befreit nicht von rechtlichen Pflichten – Arbeitsvertrag und Sozialversicherung sind selbst bei nur einem Mitarbeiter zwingend.