Trước tiên: xác định bạn có pháp nhân tại Việt Nam hay chưa
Đây là câu hỏi quyết định toàn bộ hướng đi. Có pháp nhân → có thể tự tuyển dụng trực tiếp. Chưa có pháp nhân → cần dùng dịch vụ EOR để thuê nhân sự ở Việt Nam hợp pháp mà không phải thành lập công ty.
Nếu đã có pháp nhân: các việc cần làm
- Đăng tin tuyển dụng hoặc nhờ đơn vị headhunter.
- Phỏng vấn, chốt ứng viên, thỏa thuận mức lương.
- Ký hợp đồng lao động đúng mẫu, đúng loại.
- Đăng ký BHXH - BHYT - BHTN trong tháng đầu.
- Xây dựng quy trình tính lương, chấm công nội bộ hoặc thuê ngoài.
Nếu chưa có pháp nhân: các việc cần làm
- Tìm đơn vị EOR uy tín, có kinh nghiệm với doanh nghiệp nước ngoài.
- Cung cấp thông tin vị trí, mức lương dự kiến.
- Nhận tư vấn và báo giá minh bạch.
- Ký hợp đồng dịch vụ EOR.
- Đơn vị EOR ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm, quản lý thuế thay bạn.
Những sai lầm thường gặp khi mới bắt đầu
- Dùng "hợp đồng dịch vụ" hoặc "hợp đồng cộng tác viên" để né đóng BHXH, dẫn đến rủi ro bị truy thu khi quan hệ thực chất là lao động.
- Không tìm hiểu mức lương thị trường trước khi đăng tuyển, khiến tuyển chậm hoặc trả lương không cạnh tranh.
- Bỏ qua thủ tục với lao động nước ngoài (giấy phép lao động, thẻ tạm trú).
Khi nào nên nhờ tư vấn chuyên nghiệp?
Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp bạn thuê nhân sự ở Việt Nam, nên dành 30 phút tư vấn miễn phí với đơn vị có kinh nghiệm để tránh những sai lầm tốn kém về sau — đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn chưa có pháp nhân hoặc bộ phận nhân sự tại Việt Nam.
Thuê nhân sự ở Việt Nam có cần biết tiếng Việt không? Không bắt buộc với bản thân người thuê, nhưng hợp đồng lao động và các hồ sơ chính thức phải có bản tiếng Việt theo quy định; đơn vị dịch vụ thường hỗ trợ cả bản song ngữ.
Doanh nghiệp nhỏ dưới 5 người có cần theo đúng quy trình này không? Có. Quy mô nhỏ không miễn trừ nghĩa vụ pháp lý — hợp đồng lao động và BHXH vẫn bắt buộc ngay cả khi chỉ thuê 1 người.