Verfahren vor der Einstellung
- Steuernummer des Unternehmens registrieren (wenn bereits eine juristische Person in Vietnam besteht) oder einen EOR-Anbieter als Vertragspartei wählen (wenn noch keine besteht).
- Gehaltsstufen und Gehaltsabrechnungstabelle erstellen (für Unternehmen mit juristischer Person verpflichtend).
- Arbeitsordnung vorbereiten, wenn voraussichtlich 10 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt werden.
Verfahren je Arbeitnehmer
- Persönliche Unterlagen einholen: Ausweis (CCCD), Abschlüsse, ärztliches Attest.
- Arbeitsvertrag der richtigen Art abschließen (befristet oder unbefristet).
- Im ersten Arbeitsmonat zur Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung anmelden.
- Steuernummer für die Einkommensteuer registrieren (falls der Arbeitnehmer noch keine hat).
Besondere Verfahren für ausländische Arbeitskräfte
- Arbeitserlaubnis beantragen oder Bestätigung der Befreiung einholen.
- Visum/befristete Aufenthaltskarte passend zum Arbeitszweck beantragen.
- Konsularische Legalisierung von Abschlüssen und Führungszeugnis, wenn sie im Ausland ausgestellt wurden.
Regelmäßige Verfahren nach der Einstellung
- Regelmäßig der örtlichen Arbeitsverwaltung über die Beschäftigungssituation berichten.
- Zum Jahresende die Einkommensteuer der Arbeitnehmer abschließen.
- Arbeitserlaubnis und befristete Aufenthaltskarte fristgerecht verlängern (für ausländische Arbeitskräfte).
Wie sich alle diese Verfahren verkürzen lassen
Wer nicht jedes Verfahren selbst abwickeln möchte, kann Personal in Vietnam über einen EOR-Service einstellen – der Anbieter erledigt in Ihrem Namen alle oben genannten Verfahren, und das Unternehmen muss nur die Ausgangsangaben liefern und die fachliche Arbeit steuern.
Wie lange dauert der Abschluss der Einstellungsverfahren? Bei vietnamesischen Arbeitskräften meist 3–7 Tage bei vollständigen Unterlagen. Bei ausländischen Arbeitskräften, die eine Arbeitserlaubnis brauchen, sollte man mindestens 3–4 Wochen vorher vorbereiten.
Kann ein ausländisches Unternehmen ohne juristische Person die Verfahren selbst durchführen? Ohne juristische Person in Vietnam kann es Arbeitsverträge nicht im eigenen Namen schließen – deshalb braucht es den EOR-Service, bei dem eine Stelle mit ordnungsgemäßer juristischer Person an seiner Stelle auftritt.