Thủ tục trước khi tuyển dụng
- Đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (nếu đã có pháp nhân tại Việt Nam) hoặc chọn đơn vị EOR đứng tên hộ (nếu chưa có pháp nhân).
- Xây dựng thang lương, bảng lương (bắt buộc với doanh nghiệp có pháp nhân).
- Chuẩn bị nội quy lao động nếu dự kiến sử dụng từ 10 lao động trở lên.
Thủ tục với từng người lao động
- Thu thập hồ sơ cá nhân: CCCD, bằng cấp, giấy khám sức khỏe.
- Ký hợp đồng lao động đúng loại (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn).
- Đăng ký tham gia BHXH - BHYT - BHTN trong tháng đầu tiên làm việc.
- Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (nếu người lao động chưa có).
Thủ tục riêng với lao động nước ngoài
- Xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép.
- Xin thị thực/thẻ tạm trú phù hợp mục đích làm việc.
- Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, lý lịch tư pháp nếu cấp ở nước ngoài.
Thủ tục định kỳ sau khi tuyển dụng
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ với cơ quan quản lý lao động địa phương.
- Quyết toán thuế TNCN cuối năm cho người lao động.
- Gia hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú đúng hạn (với lao động nước ngoài).
Cách rút gọn toàn bộ thủ tục trên
Nếu không muốn tự xử lý từng thủ tục, doanh nghiệp có thể thuê nhân lực ở Việt Nam qua dịch vụ EOR — đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt hoàn tất toàn bộ thủ tục trên, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin ban đầu và quản lý công việc chuyên môn.
Thủ tục thuê nhân lực mất bao lâu để hoàn tất? Với lao động Việt Nam, thường 3-7 ngày nếu hồ sơ đầy đủ. Với lao động nước ngoài cần giấy phép lao động, nên chuẩn bị trước ít nhất 3-4 tuần.
Doanh nghiệp nước ngoài chưa có pháp nhân có tự làm thủ tục được không? Không thể tự đứng tên ký hợp đồng lao động nếu chưa có pháp nhân tại Việt Nam — đây là lý do cần dùng dịch vụ EOR để một đơn vị có pháp nhân hợp lệ đứng tên thay.