Schritt 1: Die benötigte Art von Arbeitskräften klar festlegen
Die Einstellung in Vietnam lässt sich in zwei Hauptgruppen gliedern: gewerbliche Arbeitskräfte (Arbeiter, Maschinenbediener, Verpacker usw.) und Büro-/Fachpersonal. Jede Gruppe erfordert einen anderen Ansatz, daher gilt als erster Schritt stets, Position, Anzahl und Art der Tätigkeit klar festzulegen.
Schritt 2: Die passende Form wählen
- Gewerbliche Kräfte, Saisonkräfte: sollten den Service Personalbereitstellung oder Arbeitnehmerüberlassung nutzen.
- Büro- und Fachpersonal, wenn keine Gesellschaft gegründet werden soll: sollten den EOR-Service nutzen.
- Bereits eine juristische Person in Vietnam vorhanden und Wunsch nach eigener Verwaltung: direkte Einstellung ist möglich.
Schritt 3: Die grundlegenden rechtlichen Pflichten kennenlernen
Gleich welche Form gewählt wird: Das Unternehmen (oder die in seinem Namen auftretende Stelle) muss das Arbeitsgesetzbuch einhalten – Arbeitsverträge der richtigen Art abschließen, Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung vollständig zahlen, Arbeits- und Ruhezeiten beachten und bei 10 oder mehr Arbeitnehmern eine Arbeitsordnung haben.
Schritt 4: Dienstleister kontaktieren oder selbst umsetzen
Bei Outsourcing wenden Sie sich an einen seriösen Anbieter, um Beratung und ein transparentes Pro-Kopf-Angebot zu erhalten, und vereinbaren einen klaren Servicevertrag zur Verantwortung beider Seiten.
Schritt 5: Umsetzung und dauerhafte Einhaltung
Nach der Gewinnung der Arbeitskräfte muss das Unternehmen die Einhaltung laufend überwachen: Zeiterfassung, fristgerechte Gehaltsabrechnung, Berücksichtigung von Änderungen im Arbeitsrecht und korrekte Verfahren bei Disziplinarmaßnahmen oder Vertragsbeendigung.
Muss man Arbeitskräfte in Vietnam zwingend über einen Vermittler einstellen? Nicht zwingend, wenn das Unternehmen bereits eine juristische Person in Vietnam hat und Unterlagen, Versicherung und Steuern selbst verwalten kann. Für neue Unternehmen oder solche ohne Personalabteilung spart ein Outsourcing-Service jedoch Zeit und senkt Compliance-Risiken.
Wie lang dauert es von der Kontaktaufnahme bis zum Einsatz von Arbeitskräften? Bei gewerblichen Arbeitskräften über die Personalbereitstellung meist 3–7 Tage; bei Büropersonal über EOR meist 1–2 Wochen je nach Position.