Personalprofilgruppe
- Vollständige Liste der Mitarbeiter: vollständiger Name, Einkommensteuernummer, Sozialversicherungsbuchnummer, Beschäftigungsdatum.
- Aktueller Arbeitsvertrag jedes Mitarbeiters.
- Aufzeichnungen über Angehörige von Familienabzügen (falls vorhanden).
Gruppe von Datensätzen zur Gehaltspolitik
- Aktuelle Gehaltstabelle und Gehaltstabelle.
- Regelungen zu Zulagen, Prämien, im Gehalt enthaltenen und nicht enthaltenen Beträgen für Sozialversicherungsbeiträge.
- Überstunden und Überstundenpolitik des Unternehmens.
Das Datenteam verwaltet jede Zahlungsperiode
- Aktueller Stundenzettel (Datenformat, Exportquelle aus dem Zeiterfassungssystem).
- Auflistung der Personalveränderungen im Berichtszeitraum (Beurlaubung, Mutterschaftsurlaub, unbezahlter Urlaub).
- Bankkontoinformationen zur Zahlung der Gehälter jedes Mitarbeiters.
Gruppe „Historische Datensätze“ (empfohlen, aber nicht erforderlich)
- Verlauf der Sozialversicherungszahlungen in früheren Zeiträumen zum Vergleich bei Bedarf.
- Abschluss der Einkommensteuer für das letzte Jahr.
Tipps für eine schnelle und präzise Übergabe
Es sollte ein einziger interner Ansprechpartner ernannt werden, der während der Übergangszeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensteinheit zusammenarbeitet. Dadurch wird vermieden, dass Daten aus vielen inkonsistenten Quellen stammen und Fehler in der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnungsperiode verursachen.
Wenn Personalakten unvollständig sind, können Sie dann sofort mit der Beauftragung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes beginnen? Sie können mit grundlegenden Daten beginnen, aber fehlende Datensätze sollten in der ersten Lohnperiode ergänzt werden, um spätere Fehlerhäufigkeiten zu vermeiden, insbesondere im Zusammenhang mit der Einkommensteuer.
Wie lange dauert die Vorbereitung der Dokumente vor der Konvertierung? Normalerweise 1–2 Wochen, wenn die Daten verfügbar und gut organisiert sind; länger, wenn das Unternehmen die Gehälter manuell und an vielen Orten verstreut verwaltet.