Nhóm hồ sơ về nhân sự
- Danh sách nhân sự đầy đủ: họ tên, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, ngày vào làm.
- Hợp đồng lao động hiện hành của từng nhân sự.
- Hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (nếu có).
Nhóm hồ sơ về chính sách lương
- Thang lương, bảng lương hiện hành.
- Quy định về phụ cấp, thưởng, các khoản tính và không tính vào lương đóng BHXH.
- Chính sách tăng ca, làm thêm giờ của doanh nghiệp.
Nhóm dữ liệu vận hành mỗi kỳ lương
- Bảng chấm công kỳ gần nhất (định dạng dữ liệu, nguồn xuất từ hệ thống chấm công).
- Danh sách biến động nhân sự trong kỳ (nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương).
- Thông tin tài khoản ngân hàng để chi lương của từng nhân sự.
Nhóm hồ sơ lịch sử (nên có nhưng không bắt buộc)
- Lịch sử đóng BHXH các kỳ trước để đối chiếu khi cần.
- Quyết toán thuế TNCN năm gần nhất.
Mẹo giúp bàn giao nhanh và chính xác
Nên chỉ định một đầu mối nội bộ duy nhất làm việc với đơn vị dịch vụ tính lương trong giai đoạn chuyển đổi, tránh tình trạng dữ liệu đến từ nhiều nguồn không thống nhất, gây sai sót ở kỳ lương đầu tiên.
Nếu hồ sơ nhân sự không đầy đủ, có thể bắt đầu thuê dịch vụ tính lương ngay không? Có thể bắt đầu với dữ liệu cơ bản, nhưng nên bổ sung hồ sơ còn thiếu trong kỳ lương đầu tiên để tránh sai sót tích lũy về sau, đặc biệt liên quan thuế TNCN.
Thời gian chuẩn bị hồ sơ trước khi chuyển đổi mất bao lâu? Thường 1-2 tuần nếu dữ liệu đã có sẵn và được tổ chức tốt; lâu hơn nếu doanh nghiệp đang quản lý lương thủ công, phân tán nhiều nơi.