Fall 1: Einstellung vietnamesischer Arbeitnehmer
Grundlegende vorzubereitende Unterlagen:
- Kopie des Ausweises (CCCD/CMND) des Arbeitnehmers.
- Haushaltsregister oder Wohnsitzbescheinigung (für manche Positionen verlangt).
- Abschlüsse und Fachzertifikate, die für die Position relevant sind.
- Lebenslauf mit behördlicher Bestätigung (je nach Unternehmensrichtlinie).
- Ärztliches Attest (für bestimmte Berufe verpflichtend).
- Sozialversicherungsbuch (wenn der Arbeitnehmer an der früheren Arbeitsstelle bereits versichert war).
Auf Seiten des Unternehmens (oder des auftretenden EOR-Anbieters) vorzubereiten: Arbeitsvertrag, Einstellungsentscheidung und Unterlagen zur Anmeldung des neuen Arbeitnehmers zur Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung.
Fall 2: Einstellung ausländischer Arbeitnehmer
Komplizierter, zusätzlich erforderlich:
- Arbeitserlaubnis (Work Permit) oder Bestätigung, dass keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist.
- Arbeitsvisum oder befristete Aufenthaltskarte passend zum Arbeitszweck.
- Führungszeugnis (vietnamesisch oder ausländisch, konsularisch legalisiert, wenn im Ausland ausgestellt).
- Ärztliches Attest einer dazu befugten medizinischen Einrichtung.
- Abschlüsse und Fachzertifikate, konsularisch legalisiert und beglaubigt ins Vietnamesische übersetzt.
- Gültiger Reisepass.
Was ist bei der Einstellung von Personal in Vietnam über EOR vorzubereiten?
Bei der Einstellung von Personal in Vietnam über einen EOR-Service wie Nhân Kiệt muss das Unternehmen nicht alle oben genannten Unterlagen selbst vorbereiten – es genügt, Kandidatenangaben und Stellenanforderungen zu liefern; der EOR-Anbieter leitet den Kandidaten bei der richtigen Vorbereitung der Unterlagen an und wickelt zugleich direkt die Arbeitserlaubnis (falls nötig), die Anmeldung zur Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung und den vorschriftsgemäßen Arbeitsvertrag ab.
Häufige Fehler bei der Vorbereitung der Unterlagen
- Ausländische Abschlüsse ohne konsularische Legalisierung – Ablehnung bei der Beantragung der Arbeitserlaubnis.
- Dem Arbeitsvertrag fehlen gesetzlich vorgeschriebene Inhalte.
- Verspätete Sozialversicherungsanmeldung schon im ersten Arbeitsmonat, was später zu Nachforderungen führt.
Wie lange dauert die Beantragung einer Arbeitserlaubnis für einen Ausländer? In der Regel 2–4 Wochen, je nach Unterlagen und annehmender Behörde in der jeweiligen Region, vorausgesetzt, die Unterlagen sind von Anfang an vollständig und ordnungsgemäß.
Kann man in Vietnam sofort Personal einstellen, wenn Unterlagen fehlen? Bei vietnamesischen Arbeitnehmern lassen sich die Grundunterlagen in wenigen Tagen nachreichen. Bei ausländischen Experten sollten die Unterlagen mindestens 3–4 Wochen vorher vorbereitet werden, damit die Arbeitserlaubnis vor dem geplanten Arbeitsbeginn rechtzeitig vorliegt.