Trường hợp 1: Thuê nhân sự là người Việt Nam
Hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị gồm:
- CCCD/CMND của người lao động (bản sao).
- Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (một số vị trí yêu cầu).
- Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn liên quan đến vị trí tuyển dụng.
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương (tùy chính sách từng doanh nghiệp).
- Giấy khám sức khỏe (bắt buộc với một số ngành nghề đặc thù).
- Sổ BHXH (nếu người lao động đã từng tham gia BHXH ở nơi làm việc trước).
Về phía doanh nghiệp (hoặc đơn vị EOR đứng tên), cần chuẩn bị: hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH - BHYT - BHTN cho người lao động mới.
Trường hợp 2: Thuê nhân sự là người nước ngoài
Phức tạp hơn, cần thêm:
- Giấy phép lao động (work permit) hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
- Thị thực (visa) lao động hoặc thẻ tạm trú tương ứng với mục đích làm việc.
- Lý lịch tư pháp (của Việt Nam hoặc nước ngoài, đã hợp pháp hóa lãnh sự nếu cấp ở nước ngoài).
- Giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế đủ thẩm quyền.
- Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
- Hộ chiếu còn hiệu lực.
Thuê nhân sự tại Việt Nam qua EOR cần chuẩn bị gì?
Khi thuê nhân sự tại Việt Nam qua dịch vụ EOR như Nhân Kiệt, doanh nghiệp không cần tự chuẩn bị toàn bộ hồ sơ trên — chỉ cần cung cấp thông tin ứng viên và yêu cầu công việc, đơn vị EOR sẽ hướng dẫn ứng viên chuẩn bị đúng hồ sơ, đồng thời trực tiếp xử lý thủ tục xin giấy phép lao động (nếu cần), đăng ký BHXH - BHYT - BHTN và ký hợp đồng lao động đúng quy định.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
- Bằng cấp nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự, bị từ chối khi xin giấy phép lao động.
- Hợp đồng lao động thiếu các nội dung bắt buộc theo luật.
- Chậm đăng ký BHXH ngay từ tháng đầu tiên làm việc, dẫn đến bị truy thu sau này.
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu? Thông thường từ 2-4 tuần tùy hồ sơ và cơ quan tiếp nhận tại từng địa phương, với điều kiện hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu.
Nếu thiếu giấy tờ thì có thể thuê nhân sự tại Việt Nam ngay không? Với lao động Việt Nam, hồ sơ cơ bản có thể bổ sung nhanh trong vài ngày. Với chuyên gia nước ngoài, nên chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 3-4 tuần để kịp xin giấy phép lao động trước ngày dự kiến bắt đầu công việc.