Schritt 1: Bewerten Sie den Grund und den Zeitpunkt des Übergangs
Der ideale Zeitpunkt für die Konvertierung ist in der Regel der Beginn des Quartals oder des Geschäftsjahres, was den Abgleich der PIT-Abschlussdaten vereinfacht. Wenn Sie jedoch schwerwiegende Probleme haben (andauernde Fehler, Mangel an C&B-Personal), müssen Sie nicht bis zu diesem Meilenstein warten.
Schritt 2: Interne Benachrichtigung und Datenaufbereitung
Benachrichtigen Sie die Personal- und Buchhaltungsabteilung über den Umstellungsplan und stellen Sie Personalakten, Gehaltsrichtlinien und Zeiterfassungsdaten gemäß der Standardcheckliste vollständig zusammen.
Schritt 3: Wählen Sie eine neue Serviceeinheit aus und schließen Sie einen Vertrag mit ihr ab
Vor der Unterzeichnung des offiziellen Vertrags sollte eine sorgfältige Besprechung des Prozesses, die Verpflichtung zur Vertraulichkeit und die Anforderung einer Demo des Verarbeitungsprozesses stattfinden.
Schritt 4: Probelauf parallel für mindestens 1 Zahlungsperiode
Dies ist der wichtigste Schritt zur Risikovermeidung: Führen Sie Gehaltsberechnungen parallel zwischen der alten Methode und der neuen Einheit durch, vergleichen Sie jeden Posten, bevor Sie die alte Berechnungsmethode vollständig einstellen.
Schritt 5: Änderungen den Mitarbeitern mitteilen (falls erforderlich)
Wenn sich der Prozess des Erhalts von Gehaltsabrechnungen oder der Supportkanal für Gehaltsanfragen ändert, sollte dies den Mitarbeitern klar mitgeteilt werden, um Verwirrung und unnötige Sorgen zu vermeiden.
Schritt 6: Führen Sie die ersten 2–3 Perioden offiziell durch und überwachen Sie sie
Auch wenn die Übertragung offiziell erfolgt ist, sollte ein interner Kontakt aufrechterhalten werden, um die ersten zwei bis drei Lohnperioden genau zu überwachen und etwaige Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Wirkt sich die Umrechnung der Gehaltsberechnung zur Jahresmitte auf die endgültige Abrechnung der Einkommensteuer zum Jahresende aus? Hat keinen Einfluss darauf, ob die Daten vollständig und korrekt übermittelt werden; The new service unit can still synthesize the whole year's data for settlement according to regulations.
Besteht beim Wechsel zwischen zwei Einheiten das Risiko einer Offenlegung von Gehaltsdaten? Das Risiko lässt sich minimieren, indem man von der alten Einheit verlangt, die Daten nach der Übergabe zu löschen und vor der Übergabe eine klare Vertraulichkeitsverpflichtung mit der neuen Einheit zu unterzeichnen.