กรณีที่ 1: จ้างบุคลากรที่เป็นชาวเวียดนาม
เอกสารพื้นฐานที่ต้องเตรียม:
- สำเนาบัตรประชาชน (CCCD/CMND) ของลูกจ้าง
- สมุดทะเบียนบ้านหรือหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ (บางตำแหน่งต้องการ)
- ปริญญาบัตรและใบรับรองวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่สรรหา
- ประวัติส่วนตัวที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานท้องถิ่น (ตามนโยบายของแต่ละธุรกิจ)
- ใบรับรองแพทย์ (บังคับสำหรับบางอาชีพเฉพาะ)
- สมุดประกันสังคม (หากลูกจ้างเคยเข้าประกันสังคมที่ที่ทำงานเดิม)
ฝั่งธุรกิจ (หรือผู้ให้บริการ EOR ที่ลงนามแทน) ต้องเตรียม: สัญญาจ้าง คำสั่งรับเข้าทำงาน และเอกสารลงทะเบียนประกันสังคม สุขภาพ และการว่างงานให้ลูกจ้างใหม่
กรณีที่ 2: จ้างบุคลากรที่เป็นชาวต่างชาติ
ซับซ้อนกว่า ต้องมีเพิ่มเติม:
- ใบอนุญาตทำงาน (work permit) หรือเอกสารยืนยันว่าไม่อยู่ในกลุ่มที่ต้องขอใบอนุญาตทำงาน
- วีซ่าทำงาน (visa) หรือบัตรพำนักชั่วคราวที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์การทำงาน
- ใบรับรองประวัติอาชญากรรม (ของเวียดนามหรือต่างประเทศ รับรองโดยสถานกงสุลหากออกในต่างประเทศ)
- ใบรับรองแพทย์ที่ออกโดยสถานพยาบาลที่มีอำนาจ
- ปริญญาบัตรและใบรับรองวิชาชีพที่รับรองโดยสถานกงสุลและแปลเป็นภาษาเวียดนามที่รับรองโดยโนตารี
- หนังสือเดินทางที่ยังไม่หมดอายุ
ต้องเตรียมอะไรเมื่อจ้างบุคลากรในเวียดนามผ่าน EOR
เมื่อจ้างบุคลากรในเวียดนามผ่านบริการ EOR อย่าง Nhân Kiệt ธุรกิจไม่ต้องเตรียมเอกสารข้างต้นทั้งหมดเอง — เพียงให้ข้อมูลผู้สมัครและข้อกำหนดของงาน ผู้ให้บริการ EOR จะแนะนำผู้สมัครให้เตรียมเอกสารถูกต้อง พร้อมดำเนินการขอใบอนุญาตทำงานโดยตรง (หากจำเป็น) ลงทะเบียนประกันสังคม สุขภาพ และการว่างงาน และลงนามสัญญาจ้างตามระเบียบ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเตรียมเอกสาร
- ปริญญาบัตรต่างประเทศที่ยังไม่ได้รับรองโดยสถานกงสุล ถูกปฏิเสธเมื่อขอใบอนุญาตทำงาน
- สัญญาจ้างขาดเนื้อหาที่บังคับตามกฎหมาย
- ลงทะเบียนประกันสังคมล่าช้าตั้งแต่เดือนแรกที่ทำงาน ทำให้ถูกเรียกเก็บย้อนหลังในภายหลัง
การขอใบอนุญาตทำงานสำหรับชาวต่างชาติใช้เวลานานเท่าไร โดยทั่วไป 2–4 สัปดาห์ขึ้นอยู่กับเอกสารและหน่วยงานรับเรื่องในแต่ละพื้นที่ โดยมีเงื่อนไขว่าเอกสารครบถ้วนและถูกต้องตั้งแต่แรก
หากเอกสารไม่ครบ สามารถจ้างบุคลากรในเวียดนามได้ทันทีหรือไม่ สำหรับแรงงานเวียดนาม เอกสารพื้นฐานเสริมได้เร็วภายในไม่กี่วัน สำหรับผู้เชี่ยวชาญต่างชาติ ควรเตรียมเอกสารล่วงหน้าอย่างน้อย 3–4 สัปดาห์เพื่อให้ทันขอใบอนุญาตทำงานก่อนวันเริ่มงานที่คาดไว้