Профильная группа персонала
- Полный список сотрудников: ФИО, ИНН, номер книжки социального страхования, дата приема на работу.
- Действующий трудовой договор каждого работника.
- Записи об иждивенцах для семейных отчислений (если таковые имеются).
Группа записей по зарплатной политике
- Действующая шкала окладов и таблица окладов.
- Положение о надбавках, премиях, суммах, включаемых и не включаемых в заработную плату по взносам социального страхования.
- Сверхурочная работа и политика предприятия в отношении сверхурочной работы.
Группа обработки данных управляет каждым платежным периодом
- Самый последний табель учета рабочего времени (формат данных, источник экспорта из системы учета рабочего времени).
- Список кадровых изменений за период (отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск без сохранения заработной платы).
- Информация о банковском счете для выплаты заработной платы каждому сотруднику.
Группа исторических записей (рекомендуется, но не обязательно)
- История выплат социального страхования за предыдущие периоды для сравнения при необходимости.
- Завершение расчета НДФЛ за последний год.
Советы, которые помогут осуществить передачу быстро и аккуратно
Следует назначить единого внутреннего координатора для работы с подразделением по расчету заработной платы в течение переходного периода, чтобы избежать поступления данных из множества противоречивых источников, вызывающих ошибки в первом периоде расчета заработной платы.
Если данные о персонале неполные, можете ли вы сразу приступить к найму службы расчета заработной платы? Вы можете начать с основных данных, но недостающие записи следует дополнить в первом расчетном периоде, чтобы избежать накопленных ошибок в дальнейшем, особенно связанных с подоходным налогом с населения.
Сколько времени занимает подготовка документов перед конвертацией? Обычно 1–2 недели, если данные доступны и хорошо организованы; дольше, если компания управляет зарплатами вручную и разбросана по многим местам.