Doanh nghiệp cần có gì trước khi thuê?
Nếu thuê trực tiếp, doanh nghiệp cần có pháp nhân đã đăng ký tại Việt Nam: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng và đăng ký tham gia BHXH cho đơn vị. Doanh nghiệp cũng cần xây dựng thang bảng lương và, nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên, đăng ký nội quy lao động theo Bộ luật Lao động.
Nếu chưa có pháp nhân, bạn có thể thuê qua dịch vụ EOR: đơn vị EOR là bên ký hợp đồng lao động và lo bảo hiểm, thuế, bảng lương — bạn không cần lập công ty chỉ để thuê người.
Giấy tờ khi thuê lao động Việt Nam
- Căn cước công dân (hoặc giấy tờ nhân thân tương đương) và thông tin cư trú.
- Hồ sơ cá nhân, thông tin liên hệ và bằng cấp, chứng chỉ phù hợp vị trí.
- Giấy khám sức khỏe nếu vị trí yêu cầu.
- Mã số thuế cá nhân và mã số BHXH (nếu đã có), số tài khoản ngân hàng để trả lương.
- Hợp đồng lao động bằng văn bản, ký đúng loại (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn) và đủ nội dung bắt buộc.
Doanh nghiệp không được giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ hay giấy tờ tùy thân của người lao động.
Giấy tờ khi thuê lao động nước ngoài
Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thường cần giấy phép lao động (hoặc được xác nhận miễn theo quy định). Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/08/2025), hồ sơ xin giấy phép lao động nhìn chung gồm:
- Hộ chiếu còn hiệu lực và 2 ảnh màu 4×6 cm.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở đủ điều kiện cấp (giấy nước ngoài chỉ được chấp nhận khi đáp ứng điều kiện công nhận và còn thời hạn theo quy định).
- Phiếu lý lịch tư pháp, thường không quá 6 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp.
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm).
- Tài liệu chứng minh hình thức làm việc: hợp đồng lao động, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc quyết định điều chuyển nội bộ.
Thời gian xử lý hồ sơ thường được quy định khoảng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp tiếp tục các thủ tục thị thực/thẻ tạm trú và đăng ký BHXH cho lao động đủ điều kiện (xem thêm bài về BHXH bắt buộc cho lao động nước ngoài). Thông tin về hợp thức hóa lao động nước ngoài cũng có sẵn tại Nhân Kiệt.
Cách rút gọn việc chuẩn bị giấy tờ
Thay vì tự làm việc với nhiều cơ quan, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nước ngoài mới vào Việt Nam, giao toàn bộ hồ sơ cho đơn vị chuyên trách. Với mô hình EOR, bạn chỉ cần cung cấp mô tả công việc, mức lương mong muốn và thông tin ứng viên; phần hợp đồng, bảo hiểm và bảng lương do đơn vị EOR xử lý.
Bài viết mang tính tham khảo theo quy định hiện hành tại thời điểm đăng; hồ sơ cụ thể có thể thay đổi theo vị trí, ngành nghề và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận. Nên xác nhận lại trước khi nộp.
Thuê nhân sự tại Việt Nam có bắt buộc phải có công ty không? Thuê trực tiếp thì cần pháp nhân tại Việt Nam. Nếu chưa có, bạn có thể thuê qua đơn vị EOR mà không cần lập công ty.
Lao động nước ngoài nào được miễn giấy phép lao động? Một số trường hợp đặc biệt được miễn theo quy định (ví dụ theo điều ước quốc tế, hoặc một số diện chuyên gia, di chuyển nội bộ ngắn hạn); doanh nghiệp cần được xác nhận miễn từ cơ quan có thẩm quyền trước khi nhận người vào làm.
Hợp đồng lao động có bắt buộc bằng văn bản không? Có, với hợp đồng từ 1 tháng trở lên cần ký bằng văn bản và mỗi bên giữ một bản; trường hợp công việc tạm thời dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói theo quy định.