Khi lập ngân sách nhân sự tại Việt Nam, sai lầm phổ biến nhất của nhà đầu tư nước ngoài là chỉ cộng "lương thỏa thuận". Thực tế, tổng chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho một nhân viên cao hơn đáng kể. Bài này phân tích từng lớp chi phí, kèm ví dụ tính cụ thể để bạn dự toán chính xác.
Lớp 1: Lương gross - nền tảng của mọi khoản chi
Mức lương ghi trong hợp đồng thường là lương gross (trước thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm phần người lao động). Đây là cơ sở tính hầu hết các khoản còn lại. Nếu hai bên thỏa thuận lương net (thực nhận), doanh nghiệp cần quy đổi sang gross để biết chi phí thật.
Lớp 2: Bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các quy định hiện hành, doanh nghiệp đóng hằng tháng trên quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm:
| Khoản | Doanh nghiệp | Người lao động |
|---|---|---|
| BHXH - quỹ ốm đau, thai sản | 3% | không |
| BHXH - quỹ hưu trí, tử tuất | 14% | 8% |
| Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% (mức thông thường) | không |
| BHYT | 3% | 1,5% |
| BHTN | 1% | 1% |
| Tổng | 21,5% | 10,5% |
Ngoài ra, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo Luật Công đoàn 2024. Như vậy, phần doanh nghiệp chịu thêm khoảng 23,5% trên mức lương đóng bảo hiểm.
Lớp 3: Các khoản thưởng và phúc lợi phổ biến
Những khoản này không bắt buộc đồng nhất, nhưng gần như mọi doanh nghiệp đều phải tính:
- Lương tháng 13 hoặc thưởng Tết: thông lệ phổ biến là một tháng lương, tương đương khoảng 8,3% tổng lương năm.
- Phụ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại: tùy chính sách công ty.
- Bảo hiểm sức khỏe bổ sung: thường là phúc lợi cạnh tranh để giữ người.
- Nghỉ phép năm (tối thiểu 12 ngày), nghỉ lễ Tết (11 ngày theo luật): đây là ngày nghỉ vẫn hưởng lương nên là chi phí cơ hội.
- Khám sức khỏe định kỳ, trang phục, đào tạo.
Ví dụ tính toán: nhân viên lương gross 15.000.000 đồng/tháng
Giả sử toàn bộ lương được dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm.
| Hạng mục | Cách tính | Số tiền (đồng/tháng) |
|---|---|---|
| Lương gross | 15.000.000 | |
| BHXH phần doanh nghiệp (17%) | 15.000.000 x 17% | 2.550.000 |
| Bảo hiểm TNLĐ-BNN (0,5%) | 15.000.000 x 0,5% | 75.000 |
| BHYT phần doanh nghiệp (3%) | 15.000.000 x 3% | 450.000 |
| BHTN phần doanh nghiệp (1%) | 15.000.000 x 1% | 150.000 |
| Kinh phí công đoàn (2%) | 15.000.000 x 2% | 300.000 |
| Trích lương tháng 13 (1/12) | 15.000.000 / 12 | 1.250.000 |
| Tổng chi phí (chưa gồm phúc lợi khác) | 19.775.000 |
Như vậy, mỗi 15 triệu đồng lương gross thực chi khoảng 19,8 triệu đồng, tức cao hơn khoảng 32%, chưa kể phụ cấp, bảo hiểm sức khỏe, thiết bị làm việc hay chi phí tuyển dụng.
Về phía người lao động, khấu trừ bảo hiểm là 10,5% = 1.575.000 đồng. Với mức giảm trừ gia cảnh bản thân 15,5 triệu đồng/tháng theo quy định mới, thu nhập tính thuế của mức lương này bằng 0 nên chưa phát sinh thuế TNCN. Người lao động thực nhận khoảng 13.425.000 đồng. Chi tiết về thuế TNCN sẽ được phân tích trong bài riêng của chuyên mục.
Những chi phí ẩn thường bị bỏ quên
- Chi phí tuyển dụng: phí đăng tin, headhunter, thời gian của quản lý.
- Thời gian thử việc với mức lương tối thiểu 85% lương công việc.
- Chi phí kế toán, nhân sự để vận hành bảng lương, bảo hiểm, thuế.
- Chi phí tuân thủ: nội quy lao động, báo cáo biến động lao động, hồ sơ thanh tra.
- Chi phí chấm dứt hợp đồng: trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, bồi thường khi chấm dứt trái luật.
Khi nào dịch vụ EOR giúp tối ưu tổng chi phí?
Với doanh nghiệp nước ngoài chưa có pháp nhân, chi phí thiết lập công ty, thuê kế toán và nhân sự riêng thường lớn hơn phí dịch vụ EOR trong giai đoạn đầu. Mô hình EOR gom toàn bộ chi phí trên thành một hóa đơn rõ ràng, bao gồm lương, bảo hiểm, thuế và phí quản lý. Bạn có thể tham khảo bảng giá tại bài chi phí dịch vụ EOR.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp phải đóng thêm bao nhiêu phần trăm ngoài lương? Với mức đóng thông thường, khoảng 21,5% cho các loại bảo hiểm bắt buộc và 2% kinh phí công đoàn, tổng cộng khoảng 23,5% trên quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
Lương tháng 13 có bắt buộc không? Không bắt buộc theo luật. Tuy nhiên, thưởng được thực hiện theo quy chế thưởng của doanh nghiệp; nếu hợp đồng hoặc quy chế đã cam kết thì doanh nghiệp phải thực hiện.
Mọi khoản phụ cấp đều tính vào lương đóng bảo hiểm sao? Không. Theo Luật BHXH 2024, tiền lương đóng bảo hiểm gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Vì vậy, cách ghi trong hợp đồng ảnh hưởng đến chi phí.
Chi phí 23,5% có áp dụng cho lao động nước ngoài không? Lao động nước ngoài có hợp đồng lao động tại Việt Nam thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc từ 01/01/2022. Mức đóng và điều kiện cụ thể cần xem theo quy định áp dụng cho từng đối tượng.
Các tỷ lệ nêu trên là mức phổ biến tại thời điểm biên soạn (10/2026); mức đóng có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn. Số liệu ví dụ chỉ mang tính minh họa.