Văn phòng đại diện là gì, có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện (representative office) là hình thức hiện diện thương mại của công ty nước ngoài tại Việt Nam, nhưng không có tư cách pháp nhân độc lập và không được phép trực tiếp kinh doanh sinh lời tại Việt Nam — chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, liên lạc.
Vậy văn phòng đại diện có được tuyển dụng nhân sự không?
Có — văn phòng đại diện vẫn được phép tuyển dụng nhân sự để phục vụ hoạt động của chính văn phòng (nhân viên hành chính, phiên dịch, đại diện liên lạc), và trưởng văn phòng đại diện có thể đứng tên ký hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng. Tuy nhiên, quy mô và vai trò công việc bị giới hạn trong phạm vi chức năng của văn phòng đại diện (không được trực tiếp kinh doanh, bán hàng sinh lời).
Vấn đề phát sinh trong thực tế
Nhiều doanh nghiệp muốn mở rộng đội ngũ kinh doanh, vận hành sản xuất thực sự tại Việt Nam nhưng chỉ có văn phòng đại diện — đây là giới hạn pháp lý không thể vượt qua chỉ bằng cách tuyển thêm người vào văn phòng đại diện.
Giải pháp khi cần mở rộng vượt quá chức năng văn phòng đại diện
- Nếu chỉ cần thêm nhân sự hỗ trợ, hành chính: vẫn có thể tuyển qua văn phòng đại diện như bình thường.
- Nếu cần nhân sự thực hiện hoạt động kinh doanh, bán hàng, sản xuất: nên dùng dịch vụ EOR để thuê nhân sự tại Việt Nam hợp pháp song song, hoặc tiến tới thành lập công ty con có đầy đủ chức năng kinh doanh.
Lời khuyên thực tế
Doanh nghiệp nên xác định rõ ranh giới chức năng của văn phòng đại diện trước khi mở rộng đội ngũ, tránh trường hợp hoạt động thực tế vượt quá phạm vi cho phép, dẫn đến rủi ro bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng thương mại, xuất hóa đơn không? Không. Đây là giới hạn cốt lõi của văn phòng đại diện — mọi hoạt động kinh doanh sinh lời trực tiếp cần thực hiện qua một pháp nhân (công ty con) hoặc qua đơn vị EOR/đối tác tại Việt Nam.
Chuyển đổi từ văn phòng đại diện sang công ty con có khó không? Về thủ tục là một quy trình thành lập doanh nghiệp mới, không phải "nâng cấp" trực tiếp; doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầu tư và có thể giữ nguyên nhân sự hiện có khi chuyển đổi.