Giai đoạn 1: Ký hợp đồng dịch vụ (Ngày 1-3)
Doanh nghiệp và đơn vị EOR thống nhất phạm vi dịch vụ, mức phí, danh sách vị trí cần tuyển và ký hợp đồng dịch vụ EOR. Đây là cơ sở pháp lý để đơn vị EOR đứng tên ký hợp đồng lao động với nhân sự sau này.
Giai đoạn 2: Tuyển dụng và hoàn thiện hồ sơ (Ngày 4-15)
Tùy doanh nghiệp đã có sẵn ứng viên hay cần Nhân Kiệt hỗ trợ tìm nguồn, giai đoạn này gồm: phỏng vấn, chốt mức lương - phúc lợi, thu thập hồ sơ cá nhân (CMND/CCCD, bằng cấp, sơ yếu lý lịch), và với chuyên gia nước ngoài thì bổ sung hồ sơ xin giấy phép lao động.
Giai đoạn 3: Ký hợp đồng lao động và đăng ký bảo hiểm (Ngày 16-22)
Đơn vị EOR soạn và ký hợp đồng lao động với người được tuyển, đồng thời đăng ký tham gia BHXH – BHYT – BHTN theo đúng thời hạn luật định (thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động).
Giai đoạn 4: Thiết lập bảng lương và kỳ trả lương đầu tiên (Ngày 23-30)
Doanh nghiệp xác nhận bảng chấm công/KPI, đơn vị EOR tính lương gộp - lương ròng, khấu trừ BHXH và thuế TNCN, chi trả lương đúng kỳ đã thỏa thuận (thường vào ngày 5 hoặc 10 hàng tháng) và gửi bảng lương chi tiết cho doanh nghiệp đối soát.
Những yếu tố có thể làm chậm tiến độ
- Hồ sơ ứng viên nước ngoài thiếu giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự.
- Doanh nghiệp chưa chốt được cấu trúc lương - phụ cấp trước khi ký hợp đồng.
- Thời điểm triển khai trùng kỳ nghỉ lễ dài ngày làm chậm xử lý hồ sơ tại cơ quan BHXH.
Câu hỏi thường gặp
Có thể rút ngắn quy trình xuống dưới 30 ngày không? Có, nếu doanh nghiệp đã có sẵn ứng viên và hồ sơ đầy đủ, thời gian từ ký hợp đồng dịch vụ đến kỳ lương đầu tiên có thể rút xuống còn 10-15 ngày.
EOR có đảm bảo trả lương đúng hạn không? Có. Đây là một trong những cam kết cốt lõi của dịch vụ EOR — Nhân Kiệt xử lý bảng lương và chi trả đúng kỳ dù doanh nghiệp mới bắt đầu vận hành tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu? Chỉ cần xác định vị trí cần tuyển, ngân sách lương dự kiến và gửi yêu cầu qua trang liên hệ — Nhân Kiệt sẽ tư vấn cụ thể lộ trình triển khai.