Quà Tết Cho Nhân Viên Và Đối Tác: Lập Kế Hoạch Từ Tháng 10, Chọn Quà, Chứng Từ Và Lưu Ý Thuế

Tết Đinh Mùi 2027 rơi vào đầu tháng 2, nên thời điểm hợp lý để bắt đầu chuẩn bị quà cho nhân viên và đối tác là tháng 10 đến đầu tháng 11. Làm sớm giúp doanh nghiệp so sánh được nhiều nhà cung cấp, đặt số lượng lớn kịp tiến độ giao hàng và hoàn tất hồ sơ chứng từ trước kỳ nghỉ. Bài viết này tổng hợp các bước lập kế hoạch, tiêu chí chọn quà, lưu ý về thuế, chứng từ, và một phương án quà (yến sào) kèm bảng giá tham khảo.

Phân biệt quà Tết, thưởng Tết và phúc lợi

Ba khái niệm này thường bị lẫn nhưng cách xử lý khác nhau:

Doanh nghiệp nên ghi rõ trong quy chế nội bộ khoản nào là thưởng, khoản nào là quà, đối tượng nhận và cách tính, để tránh tranh luận sau này. Quy định về tiền lương và thưởng được nêu trong Bộ luật Lao động 2019.

Các bước lập kế hoạch quà Tết

1. Xác định ngân sách tổng và đối tượng: nhân viên chính thức, lao động thời vụ, người nghỉ thai sản, đối tác chiến lược, khách hàng lớn. Mỗi nhóm có thể có mức quà khác nhau theo quy chế.
2. Chốt tiêu chí chọn quà: phù hợp văn hóa, dễ bảo quản, dễ vận chuyển, được nhiều người dùng được, có hạn sử dụng đủ dài.
3. Thu thập báo giá từ 2–3 nhà cung cấp: yêu cầu rõ quy cách, trọng lượng, bao bì, thời gian giao, chính sách đổi trả và hóa đơn.
4. Chốt địa chỉ nhận: quà cho nhân viên làm việc nhiều nơi hoặc đối tác ở các tỉnh cần danh sách địa chỉ chính xác để giao đúng người.
5. Chuẩn bị chứng từ: đề nghị chi, biên bản bàn giao, hóa đơn đúng tên và mã số thuế doanh nghiệp, danh sách người nhận có ký nhận (nếu phát trực tiếp).
6. Thông báo cho người nhận: thông báo trong thư Tết hoặc buổi họp tổng kết, kết hợp thông báo lịch nghỉ Tết của công ty.

Để cân đối quà Tết với các khoản phúc lợi khác trong năm, doanh nghiệp có thể tham khảo bài phúc lợi nhân viên phổ biến tại Việt Nam.

Tiêu chí chọn quà cho nhân viên và đối tác

Với đối tác là cơ quan nhà nước hoặc người đang giữ chức vụ công, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định riêng về việc nhận quà tặng của đơn vị đó và quy định nội bộ của mình trước khi biếu.

Lưu ý về thuế và chi phí được trừ

Quy định thuế có thể thay đổi, doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý để áp dụng đúng trường hợp của mình.

• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): quà bằng tiền, thẻ quà tặng, hoặc khoản chi cho người lao động vượt mức quy định có thể được xem là thu nhập chịu thuế. Quà hiện vật cần được xem xét theo từng trường hợp và theo quy chế của doanh nghiệp. Xem thêm bài về các khoản phụ cấp được miễn thuế TNCN. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ tính lương thuê ngoài của Nhân Kiệt để được rà soát cách xử lý các khoản này.
• Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: nhìn chung cần phục vụ hoạt động kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và nằm trong quy chế hoặc thỏa thuận của doanh nghiệp. Quà cho đối tác nên có lý do và hồ sơ rõ ràng. Xem thêm bài về chi phí lương, thưởng, phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN.
• Hóa đơn điện tử: yêu cầu nhà cung cấp xuất đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và nội dung hàng hóa.
• Bảo hiểm xã hội: khoản chi nào được tính vào tiền lương đóng BHXH phụ thuộc bản chất khoản chi. Xem thêm Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Phương án quà: yến sào, có phù hợp không?

Yến sào là món quà phổ biến dịp Tết ở Việt Nam vì dễ trình bày và mang ý nghĩa biếu tặng. Khi cân nhắc loại quà này, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Yến sào là thực phẩm, không phải thuốc và không thay thế thuốc hay tư vấn y tế. Không nên hứa hẹn công dụng với người nhận.
• Dị ứng và chế độ ăn: một số người có thể dị ứng hoặc cần hạn chế đường (với sản phẩm yến chưng có đường). Nên có thêm phương án quà khác cho người cần kiêng.
• Kiểm tra sản phẩm khi nhận: niêm phong, hạn sử dụng, thông tin nhà sản xuất, hóa đơn.
• Chọn quy cách phù hợp: hộp nhỏ cho nhân viên, hộp lớn hoặc hộp gỗ cho đối tác quan trọng.

Để hiểu thêm về sự khác nhau giữa các loại yến, có thể đọc bài so sánh yến đất liền (nhà yến) và yến đảo trên website của Yến Sào Quang Minh.

Minh bạch về mối quan hệ: Yến Sào Quang Minh là doanh nghiệp có quan hệ với người sáng lập Nhân Kiệt. Chúng tôi nêu rõ điều này để bạn tự đánh giá khách quan và so sánh với các nhà cung cấp khác trước khi quyết định.

Bảng giá tham khảo từ Yến Sào Quang Minh (giá niêm yết 2026, chưa VAT)

Giá và quy cách có thể thay đổi, vui lòng xem trang sản phẩm hoặc liên hệ trực tiếp Yến Sào Quang Minh để có báo giá chính thức, chiết khấu số lượng và chính sách giao hàng.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt quà Tết từ khi nào? Nên chốt nhà cung cấp và số lượng trong tháng 10 đến đầu tháng 11, đặt hàng muộn nhất khoảng 4–6 tuần trước Tết để kịp giao và xử lý chứng từ.

Một mức quà cho tất cả hay chia nhiều mức? Tùy chính sách. Nhiều doanh nghiệp chia mức theo thâm niên hoặc cấp bậc, nhưng cần nêu rõ trong quy chế để minh bạch.

Quà tặng đối tác cần hồ sơ gì? Nên có đề nghị chi, hóa đơn, biên bản giao nhận hoặc danh sách người nhận, và ghi rõ mục đích phục vụ quan hệ kinh doanh.

Có thể tặng nhân viên nước ngoài không? Có, nhưng nên hỏi trước về dị ứng và thói quen ăn uống. Với lao động nước ngoài, xem thêm các quy định về nghĩa vụ bảo hiểm và thuế tại Luật Việc làm và dịch vụ hợp thức hóa lao động.

Nhân Kiệt có hỗ trợ tính thưởng, quà Tết trong bảng lương không? Có. Dịch vụ tính lương thuê ngoài của Nhân Kiệt hỗ trợ xây bảng lương, thưởng và các khoản phúc lợi theo quy chế của doanh nghiệp. Liên hệ để được tư vấn cụ thể.