Hai cách tính phí phổ biến trên thị trường
- Theo đầu người/kỳ lương: phí cố định cho mỗi nhân sự được tính lương, phù hợp doanh nghiệp quy mô ổn định.
- Gói trọn theo bậc số lượng nhân sự: ví dụ gói 1-50 người, 51-200 người... phù hợp doanh nghiệp có biến động nhân sự nhẹ trong năm.
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức phí
- Số lượng nhân sự và tần suất trả lương (theo tháng, theo kỳ nửa tháng).
- Độ phức tạp của chính sách lương (nhiều cấp bậc, phụ cấp theo vùng, ca kíp sản xuất).
- Yêu cầu bổ sung: quyết toán thuế TNCN cuối năm, báo cáo quản trị riêng, tích hợp hệ thống chấm công.
- Ngôn ngữ báo cáo (song ngữ Việt - Anh thường có phụ phí nhỏ).
Những khoản phí doanh nghiệp cần hỏi rõ trước khi ký
- Phí có bao gồm quyết toán thuế TNCN cuối năm không, hay tính riêng?
- Phí phát sinh khi có biến động nhân sự đột xuất (tuyển mới, nghỉ việc giữa kỳ)?
- Phí điều chỉnh khi thay đổi chính sách lương giữa năm?
So sánh với chi phí tự vận hành nội bộ
Chi phí thuê dịch vụ tính lương tại Việt Nam thường thấp hơn đáng kể so với duy trì một nhân sự C&B toàn thời gian (bao gồm lương, bảo hiểm, phần mềm, đào tạo cập nhật luật) — đặc biệt rõ rệt với doanh nghiệp dưới 100 người.
Lưu ý khi so sánh báo giá giữa các đơn vị
Luôn yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục thay vì chỉ xem tổng số cuối cùng, để tránh trường hợp giá thấp ban đầu nhưng phát sinh nhiều phụ phí sau khi đã ký hợp đồng.
Chi phí tính lương thuê ngoài có tăng theo thời gian không? Có thể điều chỉnh theo biến động số lượng nhân sự hoặc khi hợp đồng đến kỳ gia hạn; nên thỏa thuận rõ điều khoản điều chỉnh giá ngay từ đầu.
Doanh nghiệp dưới 10 người có mức phí tính lương thuê ngoài ra sao? Thường áp dụng mức phí tối thiểu theo gói nhỏ nhất của đơn vị dịch vụ, vẫn thường rẻ hơn chi phí thuê một nhân sự C&B bán thời gian.